Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий «барьер» между традиционным и электронным документооборотом. Однако, на наш взгляд, этот подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, а их количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.
Подтверждением этому являются некоторые рекомендации о том, что, к примеру: визуально электронные документы должны выглядеть, как бумажные, при этом состав реквизитов и их расположение должны быть аналогичными; резолюции по результатам рассмотрения электронных документов должны оформляться на бумажном носителе или как отдельный электронный документ; целесообразно ведение единого реестра (журнала) для всех документов, а «по окончании календарного года… сгруппированные в электронные папки по тематике электронные документы должны переноситься на CD-диски» [169, с. 74–81]. Эти или им подобные формы и способы работы могут быть понятны работникам аппарата управления, привыкшим к бумажному документообороту. Вместе с тем такого рода рекомендации не учитывают реальные возможности современных систем и технологий электронного документооборота, а дальнейшее их применение на практике (не говоря уже о закреплении в нормативных документах) будет не просто сдерживать внедрение новых технологий работы, а будет означать возврат к старому (что нередко и происходит).
Принципиальное значение, на наш взгляд, имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:
от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;
на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.
С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать существующую или даже выстроить новую систему концептуальных положений, составляющих основу дальнейшего развития электронного документооборота.
Поэтому, на наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов рядом характеристик, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие.
1. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.
Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.
Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.
2. Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).
В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).
