Учебные заведения подчиняются вполне очевидному ритму. Их деятельность сосредоточена вокруг таких основных событий, как вступительные экзамены, зачисление новых студентов, бюджетные ассигнования, сессии, выпуск студентов, летние каникулы.
В кадровом вопросе тоже есть циклы. Например, если речь идет о найме молодых специалистов, то процесс должен начаться в феврале с размещения объявлений в колледжах в расчете на заполнение вакансий в мае. Если же фирма планирует нанять более опытных работников, то, скорее всего, у таких людей есть дети, и они предпочтут менять место работы не в течение учебного года, а летом. В конце года на работу с кадрами могут повлиять и другие факторы. Редко когда мне удавалось добиться согласия начальства на прием нового сотрудника в декабре. Иногда из-за того, что начальство в это время в отпуске, но чаще дело было в том, что прием на работу человека в конце года портит отчетность. Учитывайте вышесказанное, планируя нанимать сотрудников.
Мне нравится работать в фирмах с четко выраженной цикличностью деятельности. Это существенно облегчает планирование. Если же я работаю в фирме, действующей без явных циклов, я стараюсь найти циклы неофициальные или, если возможно, подчинить работу фирмы определенному циклу. Однажды я работал в компании, производившей ПО без определенного расписания. Я стал бороться за цикличность выпусков программного продукта и добился своего. От этого выиграли все. Отдел маркетинга и финансовый отдел стали планировать работу в соответствии с циклом, и практически была снята проблема несвоевременного ухода программистов в отпуск.
У фирмы, в которой вы работаете, наверняка есть свой цикл. Он может быть коротким и укладываться в месяц, а может быть растянут на весь год. Если вы работаете в NASA, ваш цикл может длиться несколько лет в соответствии с продолжительностью космических проектов. Если вы работаете в политической организации, ее цикл зависит от периодичности выборных кампаний.
Не поленитесь изучить ритм своей фирмы. Возможно, вам понадобится спросить шефа, как он представляет себе бизнес-цикл. Прояснив этот вопрос, поищите ответы и на другие:
• Каков бизнес-цикл вашей фирмы?
• Как вам лучше планировать свои проекты?
• В какое время вам лучше всего уходить в отпуск?
• Может ли группа системных администраторов лучше планировать свою работу над проектами?
• Можно ли осуществлять системное администрирование в соответствии с напряженными и спокойными периодами бизнес-цикла?
• Если деятельность фирмы не имеет периодичности, можно ли придать ей циклический характер? А что если установить циклическое расписание работы системных администраторов в расчете на то, что другие подстроятся к этому циклу?
• Ведение календаря важно для вас и вашей карьеры. Пунктуальность ассоциируется с ответственностью и надежностью. Люди, не являющиеся на встречи и забывающие о совещаниях, не получают повышения по службе.
• Без хорошо организованного календаря вы рискуете пропустить важные события как по работе, так и в личной жизни. Необходимо соблюдать баланс между работой, семьей, общественной деятельностью, личными проектами, сном и т. д. Ваш календарь поможет вам в этом.
• В органайзере должна быть секция для записи встреч (совещаний и прочих событий). Записывайте дату и время встречи, как только договоритесь о ней. Не соглашайтесь на встречу, пока не сверитесь с календарем.
• Ваш календарь является составной частью системы Цикл. Вы записываете в него встречи, совещания, важные события и прочую информацию. Планируя свой день, начните с календаря, чтобы составить расписание и дополнить список дел на сегодня.
• В бумажном органайзере можно записывать события в графы календаря по определенной системе. Я сначала вписываю дни рождения и годовщины, затем отпуска и многодневные мероприятия. В середине графы календаря я пишу мини-расписание на этот день: утренние встречи, обеденный перерыв, встречи во второй половине дня. Нижнюю часть графы я отвожу под планы на вечер.
• Договариваясь о встрече, учитывайте свой ритм активности. Если есть выбор, планируйте умственную работу на время пика своей умственной активности.
