Тайм-менеджмент для системных администраторов - страница 48
В каждом органайзере имеется календарь, иногда озаглавленный Календарь встреч (datebook). Это не только хранилище информации на каждый конкретный день (встречи, сроки, дни рождения, этапы проекта), но и универсальное средство долгосрочного планирования (карьерный рост, протяженные проекты, планирование жизни вне работы).
Календари позволяют нам рассмотреть картину в целом. В начале карьеры системного администратора я все время беспокоился, что не вижу общую картину своей работы. Мне казалось, что несмотря на упорный труд я стою на месте. Все изменилось, когда я стал мыслить в терминах календаря. Разумеется, ежедневный список дел помогает мне понять, что я должен сделать сегодня, но благодаря календарю я могу оценить картину в целом.
Как пользоваться календарем
В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, назначенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных моментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то событий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ведете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в календарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное описание структуры календаря:
• Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или узнав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь календарем для резервирования времени на будущие дела. Это также поможет вам избежать конфликтов.
• Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и прочие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.
• Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными списками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно отметить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный список дел, когда эта дата наступит.
Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.
Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в календаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в сегодняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.
Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямоугольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямоугольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части записаны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не планирую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре — обед. Выше — утренние совещания, а ниже — встречи, назначенные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.
Самое трудное — выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.
Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре
Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Конечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» — плохое оправдание.
Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиентом. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного администратора — всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлечения и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.
Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, когда попросите вы.
