Тайм-менеджмент для системных администраторов - страница 36

Хуже всего то, что такой метод убивает ваше самоуважение. Вы не испытываете удовлетворения от того, что выполнили все дела в списке, потому что это невозможно в принципе. Это Роковой Список.

Если Система Беспорядочных Записей слишком хаотична, а Бесконечный Роковой Список порождает депрессию, то система Цикл, как говорится, «в самый раз». В ней используется инструмент (бумажный органайзер или портативный компьютер), который можно носить с собой, что позволяет держать все компоненты вместе. Цикл дает вам ощущение завершенности дел в конце каждого рабочего дня, когда вы видите, что обработали весь список.

Я уже сказал, как важно доводить любое дело до конца (делать «завершающий бросок») и что не следует полагаться на свой мозг, а также описал свойства провальных подходов к ведению дел. Теперь я объясню, что делает систему успешной.

Хорошая система характеризуется следующими качествами:

• Портативность. Вы можете взять ее с собой куда угодно.

• Надежность. Она запоминает все, что вам нужно, избавляя вас от этой нагрузки.

• Управляемые единицы информации. Не миллион мелких записей, но и не единственный Роковой Список.

Элементы, составляющие хорошую систему:

• Календарь. Место, куда вы записываете текущие встречи, совещания, торжественные мероприятия и т. д.

• Список жизненных целей. Несколько страниц для ваших долгосрочных планов и других заметок.

• Ежедневник. На каждый день мы имеем:

• Список дел. Список дел только на этот день с расставленными приоритетами.

• Расписание. Почасовое расписание на этот день.

Главный элемент системы — страничка, посвященная сегодняшнему дню. Она должна быть достаточного размера, чтобы на ней помещались список дел на этот день и расписание. Органайзеры с такими страничками производят фирмы FranklinCovey и Filofax (рис. 4.1). Альтернативой может быть PDA-компьютер (наладонник). Органайзер необходимо всегда иметь при себе, чтобы, если кто-то обратится к нам с какой-то просьбой, сразу записать ее в органайзер, а не на клочок бумаги, который потеряется раньше, чем вы перепишете его содержимое в более надежное место.

Цикл является развитием системы, которую я успешно применял в течение десяти лет. Этот метод прост в применении и в то же время включает в себя все компоненты, необходимые системному администратору.

Рис. 4.1. FranklinCovey. Filofax и другие фирмы выпускают для своих органайзеров странички на каждый день, где вы можете записать список дел и расписание на сегодня

Наш органайзер состоит из четырех частей:

• 365 списков дел на год. Мы собираемся составлять по отдельному списку дел на каждый день. В сегодняшнем списке перечислены дела, которые вы должны сделать сегодня. Если вы знаете, что какое-то дело должно быть выполнено в конкретный день, запишите его на соответствующей странице. Дела, оставшиеся невыполненными к концу дня, переносятся в список следующего дня. (Если вы пользуетесь бумажным органайзером, оставьте в нем странички только на один месяц, а то его трудно будет носить!)

 Расписание на сегодня. Каждый день распланирован с точностью до часа.

• Календарь встреч. Эта часть предназначена для записи всех наших встреч, совещаний, общественных обязанностей и т. п. Событие, запланированное далее, чем на текущий месяц, записывается в этот календарь, а потом переносится на страничку с соответствующей датой.

• Заметки. Мы будем использовать органайзер и для хранения других заметок и списков. Например, в главе 7 описано, как составлять краткосрочные и долгосрочные планы.