Если с диск — жокеями и музыкантами (если вы решите внести живое выступление в программу) при ответе на эти вопросы все становится более — менее ясно (при том, что вы лично сами знаете, кто что играет из выбранных вами участников, а не по рассказам малоразбирающихся в музыке людей), то к подбору танцоров, модельера с коллекцией, каких-то специальных шоу и т. д. необходимо подойти более детально, так как обычно они привносят немалое разнообразие в программу и благодаря этому во многих случаях остаются ярким воспоминанием о вечеринке у людей.
Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:
1. На какую категорию публики вы рассчитываете на своей вечеринке?
2. Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?
3. Какой формат музыки будет доминировать в течение всей ночи?
Расписание программы лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик ночи — с полуночи до четырех утра. Не стоит ставить одного диск — жокея следом за другим, чувство движения мероприятия должно происходить у людей постоянно, поэтому между сэтом одного диск — жокея, под которого будут работать танцоры со своими номерами, и сэтом следующего, который будет озвучивать, например, показ коллекции модельера, можно сделать выступление музыкантов. А после показа может идти следующий номер, и т. д. Причем следует обратить внимание на то, что если в программе мероприятия присутствует выступление какого-то хэдлайнера (что больше относится к мероприятиям гастрольного характера), оно должно носить» гвоздевой» характер не с той точки зрения, что он просто играет, потому что приглашен, как хэдлайнер, а быть составляющим звеном концепции и программы, т. е. если это сэт диск — жокея, параллельно его выступление может сопровождаться каким-то ярким шоу, которое бы подчеркивало и одновременно выделяло этот отрезок времени программы (согласитесь, что не один раз хэдлайнеры многих мероприятий не оставляли у нас именно ярких воспоминаний, и совсем не потому, что их выступление было ниже среднего уровня, а потому что оно просто сливалось с монотонностью программы всей ночи).
Информационную поддержку необходимо указывать в плане таким образом, чтобы было ясно, кем она оказывается, на каких условиях, в каком объеме и в каком виде.
Бюджет мероприятия в большинстве случаев — это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением, но вполне может возникнуть ситуация, когда эту цифру вас могут попросить конкретизировать по каждому пункту расходов отдельно, поэтому на всякий случай имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов.
Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предполагаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т. д.).
Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:
1. Спонсоры.
2. Бюджет, выделенный клубом.
3. Собственные средства.
С первым вариантом, думаю, все понятно — условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев — за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров — это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев — хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться не буду).
Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск — жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным — ищите другой клуб.
