Исходя из цели вашего чтения, какая часть новостной статьи представляет для вас интерес? Стоит ли вам продолжать чтение, выполнив предварительный просмотр? Стоит ли увеличивать скорость после окончания предварительного просмотра? В какой момент следует ее снизить? Все эти вопросы должны неизменно сопровождать чтение газеты. Чтобы научиться эффективному чтению, важно понимать, что можно пропустить, где увеличить, а где уменьшить скорость.
Чтобы завершить работу на сегодня, перейдите к тренировочным упражнениям для шестой недели обучения.
Глава 33
Не теряйте время впустую, читая рабочую почту
Для многих людей одно только ознакомление с ежедневными рабочими материалами составляет большую часть их обязательного чтения. Некоторые топ-менеджеры тратят на это по четыре часа в день. Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса, показало, что чем выше руководящий сотрудник продвигается по служебной лестнице, тем больше ему приходится читать.
Ежедневные рабочие материалы — письма, газеты, журналы, отчеты, а теперь еще и электронные письма — ставят перед читающим сложную задачу, так как большая их часть состоит из небольших отрывков, которые обычно сложнее всего быстро прочесть. Будьте осторожны, чтобы избежать главной опасности: не думайте, что, если материал короткий, вы можете прочесть его так же быстро и без использования новых изученных методов. Действительно, если вам нужно прочесть всего одно письмо, то помощь руки не играет существенной роли. Однако если перед вами десяток писем или любой другой объем материалов, стоящий упоминания, то использование всех известных вам приемов скорочтения определенно будет целесообразным. Сэкономив 30 секунд на одном материале, минуту — на другом, вы вскоре начнете читать гораздо быстрее, чем могли себе представить.
Время — одна из немногих составляющих жизни, которые мы не можем ничем заменить. Все мы имеем одинаковое количество часов и минут в каждом дне, и то, как мы их используем, в значительной степени определяет то, насколько мы успешны в жизни, в чем бы для нас этот успех ни выражался. Чтобы работать максимально эффективно, вам следует использовать множество различных приемов, и один из них — ваша недавно увеличившаяся скорость чтения.
Первое правило: работайте с каждым материалом только один раз!
Лучший способ сэкономить время — работать с каждым документом только один раз. Когда вы впервые читаете письмо, сразу же принимайте по нему решение. Если вы не сами отвечаете на корреспонденцию, то ваш помощник может позже ответить в соответствии с вашими инструкциями; а если вы собственноручно набираете письма на компьютере, то лучше сразу же определиться, что написать. Не стоит совершать ошибку — сначала читать письмо, затем вызывать помощника и повторно перечитывать его, чтобы продиктовать свое решение и ответ. Принимайте решение сразу же и записывайте его прямо в ответе на письмо.
Оценивайте важность письма сразу же
Сразу же после прочтения присваивайте каждому письму (мысленно или делая на нем пометки) один из трех уровней важности: 1) приоритетное, 2) важное или 3) может подождать. Если почта относится к первой категории, то есть на письмо необходимо срочно отреагировать и оно имеет первостепенное значение, быстро набросайте ответ или решение сразу же после его прочтения. Если вы отнесли письмо ко второй категории, оно должно быть достаточно важным, чтобы на него так же требовался немедленный ответ или вы могли бы сразу же перенаправить его кому-то другому, кто может на него ответить. Почту, относящуюся к третьей категории, можно временно отложить, и, если вы не хотите сразу на нее отвечать, оставьте это на потом. Вероятно, вы обнаружите, что если такие письма отложить на достаточно длительный срок, то вам вообще ничего не придется с ними делать, кроме как удалить или отложить в папку. Именно такую почту и можно копить до тех пор, пока у вас не появится «больше времени».
Некоторые письма попадают в одну из категорий автоматически. Заказ на покупку должен быть отнесен к первой категории, благодарственное письмо — к третьей, как и большинство предложений о продаже. Запрос о получении информации может быть отнесен ко второй категории, то же самое относится и к большинству отчетов — такие материалы требуют немедленного и быстрого прочтения. Приучитесь классифицировать и присваивать статус рабочим материалам по мере ознакомления с ними и немедленно реагируйте на каждый из них, чтобы не пришлось возвращаться к нему повторно.
