Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура - страница 15
Второй подход к классификации процессов, применяемый специалистами по внедрению интегрированных информационных систем, предлагает совершенно другой принцип декомпозиции: бизнес-процессы делятся на основные и управленческие. При этом под основными бизнес-процессами понимаются все процессы по перемещению или преобразованию материальных потоков. К управленческим или административным бизнес-процессам относят процессы по перемещению или преобразованию информационных потоков (см. рис. 2.20).
Рис. 2.20. Подход к классификации бизнес-процессов, применяемый компаниями, внедряющими интегрированные информационные системы
2.4. Шаг 3 — Описание организационной структуры
После того, как описаны бизнес-направления и бизнес-процессы компании, нужно описать ее организационную структуру.
Еще раз подчеркнем важность именно такой последовательности описания. Организационная структура является третичным элементом при построении бизнеса и является хоть и важным, но всего лишь средством выполнения бизнес-процессов и бизнес— направлений компании. Необходимо абстрагирование от организационной структуры на этапах выполнения первых двух шагов описания деятельности «как есть». В противном случае, с большой долей вероятности, результаты работы будут искажены и подстроены под существующую, возможно, неоптимальную, организационную структуру.
Организационная структура, в отличие от бизнес-направлений и бизнес-процессов, описывается быстро, потому что она определена штатным расписанием. Структурные подразделения и должности, существующие в компании, идентифицируются просто.
Разработка схемы организационной структуры «как есть» для средней компании занимает до двух дней. Часто схемы структуры в компании уже имеются. Для правильного описания и последующего использования результатов для анализа и оптимизации, предлагается формат, приведенный на рис. 2.21.
Этот формат включает два типа объектов. С помощью объектов первого типа описываются структурные подразделения, с помощью второго — должности, существующие в организации.
При описании организационной структуры рекомендуется использовать графический подход, как более наглядный и удобный. При его применении показываются существующие в компании подразделения, должности и связи подчинения. Для каждого подчинения указывается его тип: линейное или функциональное (процессное).
Линейное подчинение — это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю, который имеет основные полномочия по обеспечению выполнения сотрудником работ в рамках оговоренных функциональных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет основные права по приему на работу, вознаграждению, наказанию и увольнению сотрудника.
Для повышения качества и скорости выполнения определенных бизнес-процессов в компаниях вводят функциональное (процессное) подчинение. При этом сотрудник по определенным функциям (процессам) одновременно подчиняется не только линейному, но и другим руководителям. Как правило, полномочия таких руководителей невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника соблюдения сроков и качества исполнения заранее оговоренных работ.
Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям (процессам), относящимся к оформлению бухгалтерских документов. Здесь в рамках функционального подчинения главный бухгалтер имеет право требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления счетов, счетов-фактур и других установленных документов.
2.5. Шаг 4 — Описание распределения ответственности
Четвертым и последним шагом описания деятельности «как есть» является описание распределения ответственности структурных единиц за выполняемые в компании бизнес-процессы. То есть описывается, кто что делает и кто за что отвечает.
