Пересылка портретов в Главный штаб сопровождалась разнообразными письменными комментариями. Так, генерал Игнатьев, отправляя из Москвы портрет, писанный Кинелем, сообщал: «Работа его, рассматривая вблизи, покажется не из лучших, но вдали совсем другое действие, а главное, сходствие имеет большое». А генерал Сандерс, посылая из Дерпта свой портрет, писанный в 1811 году, просил только добавить на нем две медали, полученные за войну 1812 года, очевидно, новых наград он не удостоился.
Весьма своеобразны бывали письма родственников, препровождавших в Петербург портреты уже скончавшихся генералов. Так, вдова донского казака И. Ф. Чернозубова, умершего в 1821 году, Марфа Яковлевна, проживавшая в станице Голубенской, посылая портрет, писанный в 1806 году, утверждала, что «в течение времени его жизни в лице перемена была очень малая, лишь в волосах сделалась небольшая проседь».
Иногда поиски родичей, которые могли бы владеть нужным портретом, длились много месяцев. Так было с розыском изображения долголетнего приятеля М. И. Кутузова, бездетного генерал-лейтенанта Н. И. Лаврова, командовавшего в 1812–1813 годах 5-м пехотным (гвардейским) корпусом и умершего на походе в Германии. К тому времени, когда начались поиски его портретов, умерла и вдова генерала, но Инспекторский департамент получил известие, что в Кромском уезде Орловской губернии проживает сестра покойного, и обратился за содействием к гражданскому губернатору, который снарядил к ней земского исправника. Пространное «объяснение вдовы поручицы Катерины Ивановой дочери Сомовой» сохранилось в архиве. В нем сказано: «Покойный брат мой не позволял никому списывать с себя портретов и по сей-то причине оного портрета не бывало как у меня, так же и у покойной его жены». На этом «объяснении» начальник Главного штаба П. М. Волконский наложил краткую резолюцию: «Если нет портрета, то почесть дело конченным». Однако память о генерале Н. И. Лаврове сохранена в галерее в виде рамки, затянутой зеленым шелком с гравированными на золоченой дощечке его чином, инициалами и фамилией.
Случалось, что подолгу разыскивали и живых генералов, находившихся еще на действительной службе. С трудом выяснилось место пребывания командира 4-го резервного кавалерийского корпуса генерал-лейтенанта графа П. П. Палена (Палена 1-го), получившего отпуск для лечения. Главный штаб писал запросы в Министерство иностранных дел, выдававшее ему заграничный паспорт, потом обращался к младшему брату, также генералу П. П. Палену (Палену 2-му), в город Елец, пока наконец обрели искомого Палена 1-го в имении Эккау, под Митавой. Поиски заняли более полугода, после чего генерал сообщил, что когда будет в Петербурге, то «не упустит воспользоваться разрешением» быть написанным Доу. И действительно, его портрет в галерее имеет подпись художника.
Да, именно так, для создания каждого портрета требовалось особое разрешение или, вернее, утверждение царя. Мы уже упомянули, что докладывал Александру I о списках генералов, чьи портреты предполагалось писать для галереи, Аракчеев. Этот временщик, сдав в 1810 году пост военного министра Барклаю-де-Толли и получив новое назначение – председателя Военного департамента Государственного совета, оставался членом Комитета министров, которому и докладывал об утвержденных царем списках. Мы не встретили в архивных документах указания на случай, когда бы Комитет министров «отвел» кого-то, уже утвержденного царем. Однако далеко не все, внесенные Инспекторским департаментом в списки, утверждались Александром I, почти из каждого списка кто-то исключался по воле царя. Так случилось с генералами Пассеком, Мусиным-Пушкиным, Падейским, Родионовым, Красновым, Власовым, Вольцогеном и рядом других. Иногда «отклонение» сопровождалось мотивировкой. О Власове сказано: «Находился под следствием», о Вольцогене: «Как находящийся на иностранной службе». Чаще же встречается пометка: «Государь не соизволил на помещение в галерею». Это, например, сказано о любимце Суворова генерале И. К. Краснове, умершем от раны, полученной в канун Бородинского сражения. Больше повезло генералу О. В. Иловайскому (Иловайскому 10-му). На его письме из Новочеркасска, где он сообщает, что «полагает прибыть в Петербург по сдаче отправляемой ноне по войску должности», стоит резкая резолюция: «Не было повеления приезжать». Однако, очевидно, позже разрешение было дано, так как в галерее имеется портрет этого генерала с подписью Доу и пометкой: «Painted from nature».
