Про INFO. Разложить все по полочкам - страница 7

Все содержание «Шага первого» можно охватить известной русской поговоркой, вынесенной в подзаголовок: «По одежке встречают». К слову, многие убеждены в том, что качество одежки определяется как раз состоянием того самого ума, по которому провожают.

В «Шаге первом» речь шла об «одежке» информационной, то есть о том, с чего начинается общение. Итак:

• обязательно обзаведитесь визитками и всегда (!) держите их под рукой;

• тщательно продумайте наполнение собственной визитной карточки, если ее вид не регламентирован корпоративными стандартами; визитка должна предоставлять все необходимые для успешной работы контакты, но при этом быть лаконичной;

• продумайте наполнение подписи к электронному письму; здесь вы можете дать больше информации (по сравнению с визиткой), но возникает проблема «самоограничения» в предоставлении сведений о себе и о компании; итоговый текст впишите в шаблоны почтового клиента, автоматизировав таким образом эту работу;

• вид вашего электронного адреса должен соответствовать деловым стандартам: ники и псевдонимы недопустимы (причем они не приветствуются, даже если речь идет о резервных – личных – ящиках);

• многие первичные письма можно сопровождать дополнительной информацией о себе (фотографией в электронном виде, небольшим бэкграундером со сведениями о себе или компании, текстовым файлом, ссылками на сайт компании и т. д.); руководствуйтесь соображениями целесообразности – ставьте себя мысленно на место получателя и не перегружайте его ненужной информацией.

Вся ваша «информационная одежка» требует крайней внимательности, аккуратности и даже педантичности. Помните: по ней встречают и выносят первое впечатление.

Что в имени тебе моем?

Если «Шаг первый» был, условно говоря, экстравертным – мы заботились о том, как нас воспринимают другие, удобна ли для них наша визитка, подпись к электронному письму и т. д., – то в «Шаге втором» будем ориентироваться и на себя – на то, что создает комфорт нам. Но для окружающих это тоже будет полезно. Научившись некоторым несложным действиям и организовав определенный порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски нужного информационного продукта (файла, каталога и т. д.). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет намного проще.

Как вы лодку назовете…

Вам понадобилось срочно составить заявку на оборудование. Припомнив, что похожий документ уже был подготовлен в прошлом полугодии, вы решаете отыскать его на жестком диске своего компьютера. Логичное решение, ведь просто актуализировав цифры и дату, можно сэкономить 15 минут рабочего времени. Вы начинаете поиски, но в папке «Мои документы» обнаруживаете более 30 файлов, имена которых начинаются со слова «Заявка». После десяти минут, потраченных сначала на изучение имен файлов, а потом и на открытие некоторых из них, вы понимаете, что подготовить новый документ «дешевле». В итоге вместо ожидаемой 15-минутной экономии вы получили вдобавок к повторной работе 10-минутные «убытки» за счет поисков, да еще и подпорченное настроение. Знакомая ситуация?

Когда количество однотипных файлов (например, тех же заявок) переваливает за несколько десятков и когда даже категории файлов быстро плодятся (таблицы, текстовые документы, фотографии и т. п.), хранить все эти данные в одном массиве крайне неэффективно. Придется стать собственным информационным «завхозом» (или информационным «библиотекарем»).

Самый простой способ облегчить себе жизнь – ввести несложную и понятную систему именования файлов, принятую вами лично или коллективно (рабочей группой, отделом и т. д.).

Принципов категоризации файлов существует множество. Рассмотрим «по-крупному» основные схемы. Зная эти общие принципы, комбинируя их или выбирая наиболее удобные, можно создать собственную систему или вырабатывать конкретные индивидуальные решения.

Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, постарайтесь уместить в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка», которую мы обсуждали выше, будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». Поскольку короткие названия проще пробегать взглядом, можно пользоваться понятными сокращениями. В нашем примере это могут быть «Заявка_техн_2_ноута» или «Заявка_канц_мес».