Это путешествие императрица обдумывала несколько месяцев. Государыня хотела явить себя своим подданным и посмотреть, как живется народу по берегам могучей реки. Екатерина, возможно, следуя примеру Петра I, решила, что лучше всего сделать это, снарядив пышную флотилию, украсив корабли ее знаками отличия и отрядив на них моряков из российского императорского флота. Парадная церемония путешествия должна была продемонстрировать подданным величие и небывалое значение российской императрицы — Екатерины Великой.
Екатерину II в поездке сопровождала целая флотилия лодок, в них разместился многочисленный императорский двор: сановники, государственные чиновники, придворные служители; всего около 2000 человек. Для «шествия» императрицы и придворных вельмож в Тверь было приготовлено 300 «дорожных колясок» и большое количество лошадей. Вместе с Екатериной II в путь отправились ее фаворит граф Г.Г. Орлов, его брат Алексей, граф Л.А. Нарышкин, графиня П.А. Брюс, С.М. Козьмин, И.П. Елагин и многие другие высокопоставленные лица из окружения монархини. Процессию сопровождали лекарь и аптекарь, повара, лакеи, егеря с ружьями; специально оборудованные кареты везли гардероб, ширмы, приборы, аптеку. 2 марта 1767 г. состоялся указ Сената, предписывающий Ямской конторе иметь на каждой станции, где предполагаются остановки императрицы, 75 лошадей для смены.
Для организации смены лошадей до Казани и обратно на все станции были отправлены обер-офицеры, в их обязанности входило обеспечение императорского шествия подводами и лошадьми.
Проехав Клин, Завидово и Городню, экипажи прибыли в Тверь, откуда императрица и ее свита 2 мая 1767 г. отправились водным путем в Казань на специально подготовленных галерах; сама Екатерина разместилась на галере «Тверь», которая была затем оставлена в Адмиралтействе Казани. В крупных городах и монастырях по пути своего следования монархиня останавливалась на несколько дней, принимая делегации чиновников, дворянства, духовенства, купечества, участвовала в церковных службах. Накануне прибытия императрицы в Казань губернатор А.Н. Квашнин-Самарин представил ей описание Казанской губернии, оно должно было дать Екатерине II предварительные сведения о том крае, куда она направляется, его экономическом и торговом значении и подготовить ее впечатления.
Согласно официальному «Камер-фурьерскому журналу», 26 мая, в субботу, в четвертом часу пополудни галерная эскадра двинулась к Казани и прошла по реке Казанке почти к самой крепости. При приближении монаршей флотилии из городских пушек началась приветственная салютация — «пушечная пальба и у всех святых церквей колокольный звон». Когда галера Екатерины II встала на якорь, а она со свитой на шлюпках направилась к пристани, «от всей галерной эскадры и с города производима была пушечная пальба и отдаваема от эскадры честь игранием на трубах с литавры, а от матросов и от состоящего на берегах многочисленного народа восклицаемо было “ура”». На пристани императрицу встречали первые лица города и губернии: губернатор А.Н. Квашнин-Самарин и комендант города, губернатор Оренбурга князь Путятин, а «на верхней площадке по правой стороне стояли дамские персоны, а по левой — штаб- и обер-офицеры, тамошнее дворянство и купечество». С пристани Екатерина II в карете отправилась в город, куда въехала через Тайнинские ворота, и проследовала сквозь построенный по обеим сторонам улицы казанский гарнизон к соборной церкви Благовещения Пресвятые Богородицы, где ее приветствовали иерархи церкви.
К приезду Екатерины II, следуя традициям организации императорских путешествий, в Казани губернатором А.Н. Квашниным-Самариным были предприняты пышные приготовления, сооружены триумфальные ворота, их украсили «великолепно портретами и прочим живописным художеством». Одни из них, устроенные купечеством, состояли из трех арок, одной главной и двух боковых; от них шла галерея из колонн и пилястр, между которыми стояли фигуры и статуи во весь рост человека, а венчал галерею позолоченный купол. Вторые триумфальные ворота были сооружены директором Казанской гимназии фон Каницем: над главной аркой возвышался громадный щит с гербом Российской империи, а по сторонам были расставлены прозрачные картины.
