Запущенный отсек Сони
Соня сказала мне, что хочет стать организованной. У нее появилось ощущение, что состояние ее рабочего места отрицательно сказывается на продажах. Увидев ее стол, я поразилась: там попросту не было свободного места. Я не могла понять, как Соня и двое ее коллег, деливших с ней отсек, умудрялись там дышать, не говоря уже о том, чтобы работать. Стол был кошмаром наяву: кипы документов, стопки папок; что важно, что нет — никто не знает.
Я включила таймер и попросила Соню сделать блиц-уборку. Поначалу она двигалась быстро, а почувствовав, что начала замедляться, я стала «заводить» ее вопросами: «Когда ты пользовалась этим в последний раз?», «Зачем это здесь?», «Тебе это и вправду нужно?». Спустя 15 минут наконец-то показалась поверхность стола. Соню это занятие увлекло. Мы с ней работали два дня и за это время вынесли столько мусора, что невозможно было представить, как все это умещалось в маленькой Сониной комнатке.
Мы создали систему папок, разобрались в ящиках стола и расчистили его поверхность. Угадайте, к чему это привело? Соня перестала опаздывать на работу, потому что больше не боялась своего рабочего места. Она начала использовать стол как рабочее пространство, а не как место, куда можно что-то положить. Вскоре ее продажи взлетели до небес.
Мы с Соней до сих пор общаемся. Она помнит тот день, когда обычный офисный стол превратился для нее в один из инструментов достижения успеха. Теперь настала ваша очередь.
БЛИЦ-УБОРКА СТОЛА
Вот некоторые мысли, касающиеся вещей, которые вам придется выбросить, сдать в утиль, отдать или вернуть. Прочитайте этот раздел, установите таймер — и за работу!
Документы, которые вам больше не нужны (деловые записки, старые приглашения на семинары, флаеры, меню и т.д.), отправляйте в корзину. (Документы из текущих и недавно законченных проектов отложите в сторону — категоризацией и организацией архивных материалов мы займемся чуть позже.)
Бумажные стаканчики из-под кофе имеются? В мусор! А как насчет чашек и тарелок, возврата которых ждет не дождется офисная кухня?
Возможно, вы обнаружите предметы, принадлежащие другим сотрудникам офиса. Отложите их в сторону, чтобы затем вернуть законным владельцам.
Нет ли вещей, которые нужно положить в портфель и отвезти домой?
А книг, которые надо поставить обратно на книжную полку?
Нельзя ли закрыть папки и убрать их со стола в другое место?
Вам могут встретиться папки уже завершенных проектов. Их нужно отложить, а затем отправить в архив.
Пожиратели пространства
Фотографии
Ваш стол заставлен семейными фотографиями? Почему бы не перевести их в цифровой вид! Пусть сменяются в режиме слайд-шоу на экране вашего компьютера. Или, может, сделать одну из фотографий, самую свежую, обоями «рабочего стола»? Или, скажем, повесить этот снимок на стену?
Мелкие канцтовары
Не слишком ли много у вас на столе мелких канцелярских принадлежностей? Вот вам их список для начала: степлеры, удалители скрепок, диспенсеры для скотча, подставки для ручек и карандашей. Оставьте себе по одному предмету каждого вида, а остальные раздайте тем, кто в них нуждается.
Электроточилка для карандашей
Проверьте, не занимает ли электроточилка слишком много места? Как часто вы ею пользуетесь? Не следует ли вынести ее в коридор? Заодно розетка освободится…
Цветы
Нет ли у вас на столе цветов? Действительно ли искусственным место именно здесь? Не пора ли пересадить живые? (Поднимите горшок — если корни растения пробрались в дренажное отверстие, пора подобрать горшок побольше.) Не лучше ли будет поставить цветок на полку книжного шкафа или на подоконник? Может быть, стоит оставить на работе искусственные цветы, а живые забрать домой?
Подставка для документов
У большинства офисных работников есть папки, которые всегда должны быть под рукой. Это может быть общая офисная документация или бумаги пары важных проектов. Существует несколько типов подставок для документов. Подробнее об этом мы поговорим в марте, а пока отмечу лишь, что моя любимая подставка позволяет держать папки горизонтально. Вертикальное расположение — это всегда риск, что папка раскроется, а ее содержимое разлетится по всей комнате. (Кстати, вне зависимости от того, как именно расположены папки, гораздо проще ориентироваться, когда на них есть ярлыки. Для изготовления ярлыков можно воспользоваться специальным устройством или напечатать их на компьютере.)
