Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - страница 110

Разное

Фотокамера, батарейки и зарядное устройство

Мобильный телефон и зарядное устройство (телефон можно использовать как будильник)

Адаптер для электрических розеток (если необходимо)

Женские предметы личной гигиены

Украшения

Ноутбук, запасной аккумулятор и сетевой кабель

Компактный зонт и плащ (или полиэтиленовый дождевик)

Небольшая плоская сумка для сувениров

Книги в мягких обложках и журналы

Головоломки, игры

Блокнот для заметок и ручка

Спортивные аксессуары (например, теннисная ракетка)

Замки для чемодана

Набор для шитья

Бинокль

Фонарь

Калькулятор для обмена валюты (возможно, есть в телефоне)

Дополнительные пакеты «зиплок» разных размеров

Влажные салфетки

Четвертая неделя

Составляем отчет о расходах

На этой неделе вы можете:

Создать систему для составления отчетов о расходах.

Необходимое время: 60 минут.

Отчеты о расходах отнимают немало времени. Многие считают, что это время лучше уделить проектам или ежедневным делам. На этой неделе я дам несколько советов, которые облегчат вам процесс составления отчетов. В конце концов, возмещение расходов нужно вам, а не кому-то еще. Итак, советы.

СОБЕРИТЕ ЧЕКИ!

Возьмите большой конверт и напишите на нем место и время командировки («Нью-Йорк, 3–7 апреля 2009 г.»). Во время поездки ежедневно доставайте из сумки или портфеля чеки и кладите их в этот конверт. Можно сделать и так: складывать чеки в закрывающееся на молнию отделение портфеля, а в конверт переложить уже дома. Теперь при составлении отчета вам не нужно будет судорожно вспоминать, куда вы дели тот или иной чек.

Каждый раз, совершая покупки, отмечайте ее цель прямо на чеке и обводите дату и итоговую сумму. Это тоже облегчит вам составление отчета, особенно если чеки на иностранных языках и в иностранной валюте.

Сделайте копии отчета и всех чеков. Теперь у вас будет страховка, и, даже если что-то потеряется, без возмещения расходов вы не останетесь.

Предоставьте отчет в распоряжение своей компании как можно скорее, в идеале — на следующий день после возвращения из командировки. Чем раньше вы это сделаете, тем быстрее получите компенсацию.

Помимо расходов в командировках бывают и ежедневные представительские расходы. Вне зависимости от того, возмещаются они или списываются с ваших налогов, хранить связанные с ними документы необходимо в одном и притом безопасном месте. Возможный вариант — в папке, которая будет лежать в верхнем ящике вашего стола. Из обычной папки чеки легко могут выскользнуть, поэтому лучше взять расширяющуюся папку с закрывающимися или гофрированными боковыми сторонами.

Наконец, если вы хотите получить компенсацию, но не можете заставить себя заполнить необходимые формы, обратитесь к кому-нибудь, кто сможет сделать это за вас. У меня, к примеру, есть клиент, чья невестка регулярно помогает ему с составлением документов на возмещение командировочных расходов. Он ездит в командировки едва ли не круглый год, так что речь идет о тысячах долларов компенсации. Взамен во время семейных походов в ресторан он всегда оплачивает ее обед. Таким образом, это взаимовыгодное сотрудничество. А может, у вас есть сын-доброволец? Не стесняйтесь доверить эту работу тому, кто обладает необходимыми знаниями и чувством ответственности.

ОКТЯБРЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Синхронизируйте свои электронные устройства. У них, как и у людей, есть потребность в общении друг с другом.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Уезжая на конференцию, соответствующим образом подготовьте офис, чтобы по приезде не оказаться с головой заваленным работой.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Слишком громоздкий багаж негативно влияет и на физическое, и на эмоциональное состояние. Научитесь брать в командировку лишь самое необходимое.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Во время командировки обязательно фиксируйте все расходы, чтобы затем получить компенсацию. На это стоит потратить и время, и силы.

Любая мечта сбудется, если у мечтателя хватит мужества на то, чтобы хранить ей верность.

Уолт Дисней

Надеюсь, к этому моменту вы уже почувствовали некое подобие творческого расцвета. Дзен-организация дает толчок к развитию и достижению поставленных целей — и уже поэтому на нее стоит потратить время. Давайте же не будем останавливаться и постараемся достичь нового уровня знаний, творчества и продуктивности.