Самыми верными спутниками автора в биографических путешествиях всегда оставались письмоводители Морского ведомства. Они шаг за шагом фиксировали жизнь морских офицеров, дабы начальство имело объективную картину их отличий и подвигов.
Большинство биографических источников касательно русских морских офицеров XIX в. носят общее название списки. Наиболее доступный из подобных документов так и называется «Общий морской список». Составлен он по царствованиям. Многотомный «Общий морской список» издавался немаленьким тиражом, был представлен публике не только в архивах, но и в библиотеках. По сути, это — большой флотский мартиролог, так как содержал информацию главным образом об офицерах, ушедших в последнее плавание. Из современных изданий с «Общим морским списком» по полноте охвата персоналий можно сравнить только монографию С. Волкова «Офицеры флота и Морского ведомства: опыт мартиролога».
Сведения о братьях Максутовых с момента зачисления на службу содержатся в части X списка, «Царствование Николая I». Обычно описание всей службы офицера умещалось на одной-двух страничках.
Существовали еще и персональные учетные документы, которые отнюдь не предназначались для печати, а велись писарями канцелярий Морского ведомства. В них детально отражалась служба офицера. Именно эти списки и были наиболее подробными, по ним велся учет каждого дня службы офицера, рассчитывалась его пенсия. На каждого морского офицера заводился «Формулярный список о службе и достоинстве». Позднее он стал называться «Полный послужной список». Составлялся этот важный документ в среднем раз в пять лет. Велись еще и краткие послужные списки. В распоряжении автора имеются копии послужных списков многих офицеров за разные годы из Российского государственного архива Военно-морского флота. Слово список имеет значение еще и копия. Поэтому уместно говорить о предпочтении списков оригиналам или о списках списков.
Ричард Пирс, в частности, пользовался «Полным послужным списком 8-го флотского Экипажа Капитана 1 ранга Князя Дмитрия
Максутова, 1879 г.», вывезенным в Соединенные Штаты его младшим сыном Дмитрием. Систематическое изучение послужных списков последнего Главного правителя Русской Америки в Военноморском архиве начала Наталья Александровна Седых. В 1990 г. ее благословил как будущего биографа Максутовых сам Борис Петрович Полевой, доктор исторических наук.
Уместно привести разделы послужного списка Д. Максутова, поучительного сочетанием краткости и полноты. Содержание разделов может несколько утомить читателя, поэтому в этой главе оно опущено за редким исключением. Все настоящее повествование является, по сути своей, развернутым послужным списком с авторскими комментариями, дополнениями и сомнениями.
Разделы послужного списка шли под римскими цифрами.
I. Чин, имя, отчество и фамилия.
II. Должность по службе.
(В этой графе записано: «По своему званию»)
III. Ордена и знаки отличия.
IV. Когда родился.
V. Из какого звания происходит и какой губернии уроженец.
VI. Какого вероисповедания.
VII. Где воспитывался.
(Записано: «В Морском Кадетском корпусе»)
VIII. Получаемое на службе содержание.
(Записано: «Жалованья 1080 руб.
Раздаточных 300 руб.»)
Указаны годовые суммы содержания. Жалованье в российском флоте выплачивалось по разрядам в зависимости от места службы. Наименьшее, по первому разряду, получали офицеры Балтийского и Черноморского флотов. По второму разряду жалованье получали офицеры отдаленной Каспийской флотилии. И самый высокий разряд был у совсем далеких тихоокеанцев. Если бы князь в это время находился в заграничном плавании или служил на Тихом океане, то получал бы более 3 тысяч рублей. Разница существенная, объясняющая стремление многих офицеров удержаться на службе в Азиатской или Американской России.
IX. Прохождение службы.
Этот основной раздел списка отражал службу офицера по годам и месяцам, от даты к дате: «Когда в службу вступил и произведен в первый офицерский чин; производство в следующие чины и дальнейшая служба: военная, гражданская и по выборам; переводы и перемещения из одного места службы и должности в другую; с объяснением
