3. Изъясняйтесь как можно более короткими фразами. Длинные, витиеватые деепричастные и причастные обороты, сложные предложения оставьте для торжественных случаев. В деловой переписке обходитесь без них насколько возможно. Уже написанный текст старайтесь сократить. Убирайте лишние слова. Рвите предложения по возможности. Чем короче фразы, тем динамичнее воспринимается текст. Тем легче читается. Легче запоминается. И более сильное впечатление производит.
4. Информационно текст составляется по правилам технологии убеждения, описанной нами в первой части книги.
Главная опора и отправная точка — интерес вашего адресата. Это первый шаг технологии убеждения. Естественная разница — мы не выявляем проблему или интерес собеседника в письме. Выяснить это надо заранее. А в письме мы как бы утверждаем этот интерес. Обозначаем его как опору нашего дальнейшего повествования.
Отсюда неудачным будет начало типа: «Я хочу сообщить вам…». Какая ему разница, что вы хотите? Плох и «ликбез» на тему обстановки в современном мире, надвигающемся кризисе; проблемах, с которыми сталкиваются современные руководители (как в первоначальном письме NNN) и т. п. Недостаток такого начала — его обезличенность, отвлеченность и банальность. Такие рассуждения отдаляют переход к сути, рассеивают внимание читателя. И, кстати, заставляют его думать, что пишущий не знает, как подойти к делу. Не может выразить свою мысль.
Хорошее начало, когда вы сразу после приветствия «берете быка за рога». То есть опираетесь на интерес адресата настолько, насколько это возможно. Например: «Знаю, что вы заинтересованы в том-то. («хотите того-то…», «ищите то-то…», «работаете над такой-то проблемой…»)» Слово «знаю» здесь работает как подтверждение интереса в первом шаге технологии убеждения. Но употребить его можно, только если вы в нем уверены. И можете эту уверенность обосновать. Когда адресат говорил или писал об этом своем интересе или желании.
Если же абсолютной уверенности нет, можно написать, например, «полагаю, что вам интересно то-то…». Как было в нашем письме от NNN: «Предполагаю, что Вы заинтересованы вроете прибыли и экономической безопасности"…(название его фирмы)…» в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.»
Но именно интерес адресата (выявленный точно или предположительно) должен стать основанием вашего предложения. И последовать оно должно сразу, кратко, сжато, понятно. Как второй шаг технологии убеждения. Предложение можно подкрепить какими-то дополнительными основаниями, предвосхищая какие-то вопросы (например, о вашем опыте, рекомендациях). Но тоже очень кратко. После чего переходим к следующему шагу: предложение выбора в рамках положительного решения (насколько возможно). Например, предложение встречи для знакомства с более подробной информацией по данному вопросу. А выбор — удобного для него и вас времени и места данной встречи.
Письмо для NNN — типичный пример работы технологии. Посмотрим на него еще раз:
Уважаемый Иван Иванович!
Шаг 1:
Предполагаю, что Вы заинтересованы в росте прибыли и экономической безопасности «…(название его фирмы)…» в условиях кризиса.
Шаг 2:
Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.
Она внедряет программы по организационному развитию и является лидером на этом рынке. Среди ее российских партнеров: A…, B…, Л…, Р…, П….
Шаг 3:
Я предлагаю личную встречу, чтобы дать Вам более детальную информацию (о NNN, программах, рекомендации), и обсудить варианты сотрудничества.
Желательная продолжительность встречи — 20 мин.
Прошу сообщить удобное для Вас время и место. (Предложение выбора в рамках положительного решения.)
С уважением, Л. Б., бизнес-консультант.
Как вы заметили, здесь реализуется только три первых шага технологии убеждения. Работа с вопросами и возражениями, шаг 4, переносится на дальнейшее общение, если оно состоится (встречи, переписка). То же — реализация выбора партнера, шаг 5. Он предполагается в ответе на ваше письмо или каком-то дальнейшем контакте. Прививку, шаг 6, в первом письме тоже обычно сделать неудобно. Для нее появится место в дальнейшем. Но первые три шага технологии убеждения — это ваш надежный алгоритм для практически любого письма, обращения по деловым поводам самого разного характера.
