2 часа × 20 участников × 2 раза = 80 часов.
А теперь умножаем все на 1/2 и получаем
1 час × 10 человек × 1 раз = 10 часов.
Таким образом, мы сокращаем общее время на 70 часов. Если использовать эти часы на другую работу, организации будет значительно больше пользы, не правда ли? Когда вы будете вести совещание, попробуйте применить это правило ко всем привычным собраниям. В большинстве случаев сокращение в 8 раз не вредит работе организации, более того, такая оптимизация может улучшить мнение о вас.
Заранее информируйте о цели и задаче
Даже на совещании, которое на первый взгляд выглядит оживленным, разговор часто перескакивает с темы на тему, поднимаются вопросы, не имеющие отношения к основной теме. Чтобы не тратить время зря, я посоветовал бы в первую очередь заранее сообщать всем цель и задачу совещания. Кто-то может подумать: «Не бывает совещаний без цели» или «А «цель» и «задача» чем-то отличаются?» Я даю этим понятиям следующие определения:
Цель – то, что должно быть сделано
Задача – критерий, по которому определяется, насколько выполнена общая цель
Например, вы каждую неделю проводите совещание по поводу продаж. Допустим, его цель – уточнить последнюю информацию об объемах продаж и принять необходимые меры для достижения нужных показателей. Тогда это совещание будет иметь следующие три задачи:
Задача 1: Уточнить продажи на конец прошлой недели и разницу между фактической и запланированной суммами.
Задача 2: Если план не был выполнен, уточнить проблемы и меры по их решению.
Задача 3: Уточнить план основных действий на неделю.
Если проводить совещание, не информировав всех о целях и задачах, каждый участник придет со своим собственным видением повестки и, если разговор отклонится от темы, не будет знать, как вернуть его к нужному вопросу. Если точнее, когда никто заранее не ознакомлен с целями и задачами, невозможно определить, отклонился разговор от темы или нет. С точки зрения того, кто уводит беседу в сторону, поднимаемый вопрос может быть не отклонением от темы, а самой что ни на есть основной темой совещания. Таким образом, если заранее не информировать участников о цели и задачах совещания, то такое совещание лучше вообще не проводить. Повторюсь, в любом совещании очень важна предварительная подготовка.
Обозначьте суть совещания
Когда совещание заканчивается, я иногда слышу комментарии вроде «Сегодня обменялись мнениями и все» или «Да ладно, сегодня хоть все высказались». Причина таких комментариев в том, что участники совещания не понимают (или им не сообщили), чем различаются «мозговой штурм» (Brainstorming) и оценка идей (Evaluation).
В совещаниях есть два этапа: «мозговой штурм», когда собравшиеся предлагают свои идеи, и оценка, когда предложенные идеи рассматривают и принимают окончательное решение. При «мозговом штурме» действует правило – не отклонять чужие идеи. Если среди собравшихся будет хотя бы один человек, который не знает это правило, даже если наконец появится хорошая идея, она мгновенно завянет. Иными словами, перед проведением собрания очень важно заранее сообщить, будет ли это собрание «мозговым штурмом» или оценкой идей.
Оценка идей – это организация всех предложенных идей в ментальные карты и схемы с последующим определением вывода. На этом этапе идеи оживленно критикуют и обсуждают, а затем приходят к общему решению.
В зависимости от того, проводите вы «мозговой штурм» или оценку идей, значительно меняется и структура собрания, и действия его участников. Невозможно провести совещание, если не огласить участникам его суть. Если вы проводите совещание, дайте понять всем участникам, что вы планируете, скажите: «Сегодняшняя основная задача – «мозговой штурм» или «Сначала проведем «мозговой штурм», а во второй половине собрания оценим предложенные идеи». Таким образом вы продемонстрируете свою ценность как координатора, а также обеспечите более гладкий ход совещания.
Продумайте сценарий и сделайте временную разбивку
Чтобы достичь цели совещания, нужно заранее составить план проведения этого совещания. На совещании могут рассматриваться несколько вопросов, а также необходимо время для вводных слов и резюме, и каждый из этих этапов требует сценария. Когда сценарий составлен, распределите время на каждый из этапов, а затем обсудите его со всеми участниками, чтобы у всех собравшихся был общий план действий и чтобы избежать ухода от темы совещания.
