Искусство обучать. Как сделать любое обучение нескучным и эффективным - страница 74
Они были вынуждены постоянно переключаться между системами учета, кредитов и личных данных клиентов по четырем разным подразделениям, и между ними практически не было взаимосвязи. Мониторы их компьютеров выглядели примерно так.
Как можно себе представить, требовалось некоторое время, чтобы приспособиться к этому.
Мы пришли к выводу, что, несмотря на все наши усилия, сотрудник научится свободно работать со всеми системами и отвечать на большинство вопросов клиентов не раньше, чем через шесть месяцев.
Кроме того, позиция сотрудника колл-центра была начальной, и ввиду расширения бизнеса многие довольно быстро переходили на более высокие и лучше оплачиваемые должности.
Общая картина была примерно такой:
• срок полной подготовки сотрудника колл-центра – около шести месяцев;
• срок, спустя который сотрудник уходил из колл-центра, – около шести месяцев.
Теперь понятно, почему было непросто.
Конечно, мы могли многое усовершенствовать в процессе обучения, проблема была не в этом. В работе сотрудников было слишком много странных исключений и слишком много случаев, когда приходилось запоминать сложные цепочки операций, чтобы получить нужную информацию и ответить на вопрос клиента.
На самом деле даже вызывало удивление, что сотрудники могли в принципе хорошо выполнять свою работу, учитывая всю сложность условий. То, что у них это получалось, было результатом практики и усердия.
У них не наблюдалось недостатка в знаниях, навыках или мотивации. Проблема была в рабочих условиях, и именно ее требовалось решить.
Внешняя информация
В прекрасной и уже ставшей классикой книге Дональда Нормана The Design of Everyday Things[16] есть глава «Внешняя информация и внутренние знания», где рассказывается о том, как человек избавляется от груза внутренних знаний, направляя их вовне, в результате чего они становятся внешней информацией.
В качестве наглядной аналогии он приводит свою кухонную плиту, которая выглядела примерно так.
У нее есть четыре конфорки и четыре ручки, но можете ли вы определить, каким именно конфоркам они соответствуют? В лучшем случае все можно свести к двум вариантам, а затем или а) попытаться определить, какой именно конфоркой вы обычно пользуетесь; b) запомнить, что чему соответствует, или c) включить наугад в надежде, что вы не устроите пожар.
Далее Норман указывает, что можно просто выпускать плиты, с которыми не нужно ничего запоминать. Например, можете ли вы определить, за какие конфорки отвечает каждая из этих ручек?
Изменение внешних условий работы также помогает заполнить пробелы в знаниях или навыках. Направляя внутреннее знание вовне, мы можем существенно уменьшить информационную нагрузку, которую слушателям приходится брать на себя.
Получение нужных знаний
Конечно, не стоит освобождать слушателей сразу от всей нагрузки, тем не менее одни вещи лучше удаются людям, а другие – машинам.
Улучшение внешних условий означает, что слушатели получат возможность избавиться от лишней информации и вместо этого сфокусироваться на том, что только они в состоянии сделать.
Доступность знания
Перед тем как выводить информацию во внешний мир, следует учесть такой фактор, как доступность знания, необходимого для выполнения задачи.
Что я имею в виду: насколько сильно придется оторваться от задачи, чтобы получить необходимую информацию?
Надо сказать, что я сама набросала этот график (он не основывается на каких-либо реальных данных), но в любом случае, если слушателю придется доставать справочное руководство, открывать оглавление, искать свой предмет, открывать нужную страницу, проверять предметный указатель и в конце концов находить требующуюся информацию, то, скорее всего, он предпочтет поступить иначе и задать этот вопрос своему соседу, что будет хорошей стратегией, если, конечно, этот сосед знает правильный ответ и не против, чтобы его прерывали.
Чем доступнее информация, тем выше вероятность, что слушатель ею воспользуется.
Мы рассмотрим несколько способов обеспечения доступной информацией в зависимости от ее необходимости для выполнения задания:
• ресурсы;
• стимулы или подсказки;
