В практике довольно часто возникает терминологические вопросы: например,
члены и клиенты организации коллективного управления.
Организация коллективного управления должна твердо знать в каждый момент времени, кого из авторов и издателей она представляет. Для этого ей необходимо вести реестр авторов и издателей, постоянно обновлять его, предпочтительно в виде электронной базы данных. Эти данные могут быть разбиты на две категории:
1) данные, служащие в качестве минимума сведений для идентификации авторов и издателей как в стране, так и за рубежом;
2) данные, касающиеся отношений между организацией коллективного управления и ее членами или клиентами, такие, как адреса, банковские или почтовые счета, деловая информация и т.п.
Организация коллективного управления должна иметь сведения о зарубежных авторах и издателях, которых она представляет. Эту информацию можно получить из документации САЕ, публикуемой CISAC, которую регулярно обновляет SUISA швейцарское общество по авторским правам на музыкальные произведения (САЕ является аббревиатурой от общества композиторов, авторов и издателей). Документация САЕ содержит данные о приблизительно 1 300 000 авторов и 250 000 издателей всего мира, либо являющихся членами 110 обществ авторских прав, либо не входящих в них NS - авторы или "не члены". Эти основные данные состоят, как уже упоминалось ранее, из следующих сведений:
1) фамилия или фамилии, название издательства;
2) имя и отчество;
3) членство (ограниченное, если это имеет место быть, правами или территорией);
4) год смерти, если применимо.
Документация САЕ издается раз в три месяца в пересмотренном и дополненном виде по следующим датам: 15 февраля; 15 мая; 15 августа; 15 ноября. Она выпускается на магнитной ленте, микрофишах и (с осени 1991 года) на компакт-дисках. Компакт-диски вскоре вытеснят микрофиши, большой объем которых сделал затруднительным пользование ими.
Документацией САЕ пользуются все общества и организации коллективного управления. Рекомендуется поэтому вносить основные данные о членах и клиентах, а также об изменениях и дополнениях как можно скорее.
Написание фамилий авторов не всегда совпадает в различных языковых зонах. В 1974 и 1975 годах встал вопрос о включении в САЕ документацию 36 000 фамилий русских композиторов, написанных кириллицей. По этому случаю Институт славянских языков при Цюрихском университете разработал способ "многоязычной транскрипции", которая сделала возможным каждую фамилию представить в двух или более формах, соответствующих различным языковым регионам мира.
Указание произведений.
Организации коллективного управления должны заставить своих членов указать все созданные ими произведения и сопроводить эти указания подтверждающими документами. Только таким способом можно обеспечить точную информацию о репертуаре, находящемся в распоряжении организации. Произведения, не имеющие письменного выражения, могут быть представлены в виде записи на кассете. Это обязательство указывать произведения распространяется также и на издателей, которые должны сообщать о любых состоявшихся публикациях.
Рекомендуется тщательно сохранять не только указания произведений и подтверждающую документацию, но и копии контрактов, относящихся к произведениям, особенно издательские контракты. Организация коллективного управления становится таким образом сокровищницей национальной культуры в области музыки. Ее документация станет когда-нибудь основой для исторических и научных исследований, а кроме того, она сама сможет вмешаться в случаях утраты документов.
Организация коллективного управления не должна платить роялти авторам или издателям за те произведения, которые не были ими указаны. Платежи должны быть отложены до момента выполнения всех формальных требований.
Документация - WWL.
Полную документацию о всемирном музыкальном репертуаре невозможно составить; имеющиеся данные не только являются фрагментарными, но также и быстро устаревающими. Из-за этого сотрудничество между авторскими обществами в различных странах направлено не столько на наиболее полную взаимную информацию, сколько на информацию, сводящуюся к главному, чтобы избежать риска чрезмерного потока информации. Вместо того, чтобы работать только на основе относящейся к произведениям документации, общества прибегают к дополнительному вводу документации САЕ, которая является значительно более полной. Этот вспомогательный метод известен под названием "Варшавская процедура принятия решением CISAC; за все недокументированные произведения роялти перечисляются в то общество, к которому относится автор, если он известен.
