Донесения писались не по заранее установленной форме, а исходя из соображений целесообразности. В одном донесении мог, например, содержаться развернутый анализ положения в стране, а в следующем - лишь запись одной беседы, зато такой, по которой можно было судить о многом. Инструкции, направлявшиеся послам, также носили более общий характер. Панин обыкновенно руководил работой русских дипломатов за границей следующим образом. Он сообщал им задачу, информацию, которой у посла не было и которая могла ему пригодиться при решении задачи, и советовал, как, по его мнению, лучше достичь желаемого. Очень часто Никита Иванович подсказывал дипломатическому представителю аргументы, помогавшие убедить нужного человека или отвести доводы противников. К его советам относились внимательно, поскольку в искусстве полемики Панин был признанным мастером.
Все остальное предоставлялось на усмотрение посланника. Мелочной опеки не было. Более того, в 1764 году императрица разрешила дипломатическим представителям обмениваться между собой информацией не через Петербург, как это делалось прежде, а непосредственно. Что еще было характерно для Панина как руководителя дипломатической службы, так это доброжелательность. Похвала дипломату в конце письма - обычное явление, выговор или выражение недовольства - исключение.
В Петербурге внешнеполитические вопросы при Панине обыкновенно решались по отлаженной, редко нарушавшейся схеме. Начиналось с того, что Никита Иванович получил корреспонденцию из-за границы и внимательно ее изучал. Донесения в Коллегию иностранных дел стекались отовсюду. Кроме депеш от русских посланников посольские курьеры привозили и письма неофициальных представителей - купцов и путешественников, совмещавших удовольствие странствий со службой отечеству. Иногда с дипломатической почтой, а чаще сложными окольными путями приходили сообщения от агентов тайных. Весь этот поток разнообразных сведений, когда мало интересных, а когда и чрезвычайно важных, надо было изучить, обдумать, отсеять выдумки и пустые слухи и составить из разрозненных фактов картину происходящего.
Разобравшись с бумагами, Никита Иванович отбирал важное, писал на полях свои замечания и предложения и отправлял все это императрице. Изредка, если вопрос был сложным, к документам прилагался пространный доклад с обоснованием предлагаемых мер. Екатерина бумаги просматривала и тут же "апробировала", то есть утверждала. Обычно краткой резолюцией - "Быть по сему", но иногда и более многословно: "Я весьма с сим мнением согласна и, прочитав промеморию, почти все те же рефлексии делала". Затем в коллегии составлялись рескрипт для отправки послу или иные официальные документы, которые императрица тем же порядком утверждала. Бывали случаи, когда Панин "для выиграния времени" вторично бумаги на утверждение императрице вообще не посылал.
Собственное мнение по иностранным делам Екатерина высказывала редко. Если и вносила поправки в документы, то лишь по мелочам, сопровождая их адресованными Панину оговорками типа: "Если вы сие не апробуете, то раздерите сей билет". Даже когда императрица сама вела дипломатическую переписку или переговоры, делалось это по согласованию с Паниным и применялось в тех случаях, когда ее непосредственное участие было выгодным с политической точки зрения. Большинство ее "личных" писем иностранным владетельным особам было заготовлено в Коллегии иностранных дел под руководством Никиты Ивановича.
Такая техника ведения внешнеполитических дел сохранялась довольно долго. Особых изменений в нее не внесло даже создание в 1769 году Государственного совета, ибо его рекомендации по собственно политическим вопросам определялись в конечном счете мнением Панина и его предварительной договоренностью с Екатериной.
Единственной сферой деятельности в иностранных делах, которой императрица занималась сама, было то, что теперь принято называть внешнеполитической пропагандой. Екатерина вела обширную переписку с европейскими знаменитостями - Д'Аламбером, Вольтером, Дидро, хозяйками известных "литературных гостиных" - Жоффрэн в Париже и Бьельке в Гамбурге и т. д. Такая переписка была выгодна обеим сторонам. Европейским деятелям льстило внимание могущественной государыни далекой и загадочной северной державы, и переписка с ней, естественно, немало способствовала их авторитету. Екатерина, в свою очередь, также получала возможность прослыть мудрой, просвещенной монархиней, более того, "покровительницей просвещения". К этому делу она относилась очень серьезно, свои письма неоднократно переписывала, обдумывая каждое слово. Екатерине хотелось славы прежде всего для себя. Но одновременно она делала объективно полезное дело - внушала своим корреспондентам доброжелательное отношение к своей империи, развеивала дикие представления о России, бытовавшие тогда в Европе, и, таким образом, создавала благоприятную обстановку для проведения внешнеполитических мероприятий.
