Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - страница 14

Помните, что «черные дыры» есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам придется в полной мере испытать, что означает выражение «и швец, и жнец, и в дуду игрец».

В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я начиная с 1967 года неоднократно и с успехом применял.

Наша лаборатория проводила большую (Всесоюзную) конференцию. Председатель оргкомитета предложил мою кандидатуру на пост ученого секретаря. Представив весь объем работ, я ужаснулся. Но отказаться было невозможно, поэтому я ответил: «Эту работу одному человеку выполнить нереально, я ее просто завалю. Нужно создать секретариат и включить в него всех наших аспирантов и младших научных сотрудников. Руководить ими должен кто-то из старших товарищей, поскольку все должны его слушаться. Я готов войти в секретариат рядовым исполнителем». Председатель согласился с предложением о создании секретариата, но назначил-таки меня его руководителем, обязав остальных подчиняться мне. Так была отбита попытка полностью парализовать мою творческую работу.

Вывод: не берите на себя лишних обязательств.

Отсрочьте свое решение: «Мне нужно подумать» и т. п.

Бывает тяжело прервать выполнение дела, когда хочется улучшить результат. Например, перечитывая составленный документ или письмо, вы будете находить все более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, текст будет переписываться несколько раз, отнимая ваше время. Остановитесь! Пределов совершенству нет, но спросите себя: не отрывает ли это вас от решения другого, более важного вопроса? Установите четкий срок, адекватный ценности задачи, и наметьте следующее дело.

Заданные сроки ограничивают стремление к совершенству, вынуждая нас принимать решение. Те, кто не оговаривает конкретный период для выполнения работы, могут никогда ее не закончить. Я знаю людей, которые всю жизнь совершенствовали текст своей диссертации, но так ее и не защитили.

Резюмируя вышесказанное, подчеркну: никто не мешает нам так, как мы сами. Поэтому, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, нужно победить этого дракона в себе. Тогда ваше противодействие внешним помехам станет более эффективным.

Основные внешние помехи для работы – это непрошеные посетители и телефонные звонки.

Вы не можете запереться на ключ на долгое время или запретить приходить к вам, но нужно постараться уменьшить поток посетителей.

Вот картина, типичная для любой организации. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: «У вас найдется минутка?»

Но одной минутой такие вторжения, как правило, не ограничиваются, превращаясь как минимум в 15-минутки. А если таких посещений в течение дня десятки? И после каждого из них еще несколько минут уходит на то, чтобы сосредоточиться на прерванной работе. Вот во что обходится наша излишняя мягкотелость и слабохарактерность.

На рис. 1.2 показано изменение производительности труда в зависимости от неожиданных помех и вторжений. На нем отчетливо видно, сколько времени уходит на то, чтобы достичь прежнего пика концентрации на работе, которую прервали. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25 % полезного рабочего времени.

Рис. 1.2. Влияние посторонних помех на производительность труда

Как же защититься от значительной части посетителей?

Есть много способов:

1. Скажите, что вы не можете поговорить сейчас, но готовы назначить другое время, если у посетителя действительно есть что обсудить. Удивительно, до чего чудодействен этот аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: «Да так, ничего серьезного». Еще более важно то, что некоторые из них впредь не станут приходить без веской на то причины.

2. Сведите разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня сейчас не более пяти минут для беседы». Самое главное в этом случае – строго придерживаться заявленного времени и по его истечении дать понять посетителю, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные привыкнут к тому, что они имеют дело с действительно занятым и умеющим ценить время человеком. Их уважение к вам от этого только возрастет.